В сравнение със срещите лице в лице, с които бяхме свикнали, днес онлайн разговорите и срещите стават част от нашия бизнес и начин на работа. Все повече компании вече предпочитат виртуални срещи вместо тези, при които се срещаме лице в лице. Но, за да проведете тези онлайн срещи, трябва да бъдете обезпечени с правилната техника и аксесоари, които да ви гарантират свързаност, качество на връзката и ефективност. И всичко това, защото виртуалните срещи се нуждаят от по- различен подход от обикновените срещи.
Когато говорим за технологичната обезпеченост, първото място, към което трябва да се насочите е Digital Box. Тук ще намерите голямо разнообразие от стоки и продукти с различно приложение, които ще задоволят потребностите на всеки клиент. Препоръчваме ви да разгледате предложенията на производителя на слушалки и слухови апарати Jabra.
Ето какво може да направите, за да се подготвите и проведете ефективна и продуктивна виртуална среща.
1. Изберете правилната технология
Важно е да изберете най-подходящата платформа, която да използвате. Съобразете за какво ще ви трябва, колко хора ще свързва, трябва ли ви лимитирано или неограничено време на ползването й, може и да инвестирате в закупуването на по – висок клас версия…
Можете да избирате от няколко платформи за виртуални срещи, като Skype, Zoom, Citrix GoToMeeting, Cisco WebEx.
Отделете време, за да прегледате внимателно всяка edna, преди да решите коя да използвате. Някои функции, като уеб анкети (което улеснява събиране на мненията на хората) или онлайн табла (подходящи за групови сесии и брейнсторминг), могат да струват допълнителни разходи. Имайте предвид, че видеоконференциите имат своите предимства и своите недостатъци. Те имат силата да предоставят на участниците невербални сигнали и да ги накарат да останат ангажирани.
2. Работа върху специфични умения
Успехът на виртуалната среща често зависи от насоките на този, който я води. Ето затова е важно да научите уменията и инструментите, които ще ви трябват, за да успеете в тази роля. Когато участниците не са се срещали преди, е добре да ги предразположите да се отпуснат и да се запознаят, преди да обсъдят задачите. Можете да помолите участниците да се представят и да дадат някаква информация за това, което правят; след това направете упражнение, което им помага да разберат повече един за друг.
3. Подгответе се
Виртуалните срещи може да се нуждаят от повече подготовка от обикновените. Например, как ще се справите с конфликт в това виртуално пространство и ще поддържате дискусията фокусирана? Отделете малко време, за да можете да се подготвите адекватно както за самата среща, така и за всякакви технически предизвикателства, които могат да възникнат.
На следващо място, помислете за вашата цел. Кой трябва да присъства? Какво точно трябва да обсъдите? Решете какво искате да покриете и преценете колко време ще отнеме всеки елемент. Бъдете точни – не забравяйте, само защото срещата е виртуална, това не означава, че е допустимо да пристигате късно или да напускате рано.
За по-дълги срещи се опитайте да организирате информацията в 10 – 15-минутни сесии. Това помага да държите всички ангажирани и фокусирани. Кажете, когато приключите дадена сесия, за да подготвите участниците за преминаване към друга.
Когато насрочвате срещата, помислете за часовата зона на всички . Опитайте се да не я подреждате така, че да излиза извън нормалния работен ден на участник. Когато не можете да избегнете това, се свържете с тях лично, за да сте сигурни, че е подходящо времето на провеждането й. Ако организирате редовни срещи с едни и същи членове на екипа, помислете за преместване на времето, така че тези хора не винаги трябва да присъстват преди или след планираното им работно време.
Няколко дни преди вашето събитие изпратете данните за вход на всички участващи. Включете URL адреса, където е необходимо, дневния ред, списък на присъстващите и началния и крайния час на срещата.
Намерете човек, който да може да реагира при технологични проблеми, които могат да възникнат по време на срещата. Делегирането на тази задача ще ви позволи да се съсредоточите единствено върху ръководството на дискусията.
